ثبت شرکت در ۵ روز: ماجرای قانونی کردن کسب و کارم
چند ماهی بود که کسب‌وکار کوچک من شکل گرفته بود؛ چند مشتری ثابت داشتم، کارها خوب پیش می‌رفت و کم‌کم به این فکر افتادم که اگر بخواهم با شرکت‌های بزرگ قرارداد ببندم، دیگر یک «شخص حقیقی» کافی نیست. بارها شنیده بودم که داشتن شرکت ثبت‌شده یعنی اعتبار، امکان همکاری رسمی، و البته مسئولیت‌های جدی‌تر.
چند ماهی بود که کسب‌وکار کوچک من شکل گرفته بود؛ چند مشتری ثابت داشتم، کارها خوب پیش می‌رفت و کم‌کم به این فکر افتادم که اگر بخواهم با شرکت‌های بزرگ قرارداد ببندم، دیگر یک «شخص حقیقی» کافی نیست. بارها شنیده بودم که داشتن شرکت ثبت‌شده یعنی اعتبار، امکان همکاری رسمی، و البته مسئولیت‌های جدی‌تر.
در همان روزها، اولین سؤالی که ذهنم را مشغول کرد این بود: «چطور می‌توانم سریع و بدون دردسر، کارم را قانونی کنم؟» جوابش ساده بود: ثبت شرکت. اما سؤال بعدی پیچیده‌تر بود: «آیا واقعاً می‌شود ظرف یک هفته این کار را انجام داد؟» همین شد که تصمیم گرفتم تجربه واقعی خودم از ثبت شرکت در 5 روز را به اشتراک بگذارم؛ مسیری که پر از جزئیات حقوقی و اداری است، اما اگر درست برنامه‌ریزی شود، شدنی است.
روز اول: جمع‌آوری مدارک و تصمیم درباره نوع شرکت
روز اول را با یک لیست ساده شروع کردم: شناسنامه، کارت ملی و مدارک هویتی موردنیاز برای خودم و شریکم. نکته مهمی که همان ابتدا متوجه شدیم این بود که برای ثبت شرکت، صرفاً داشتن یک آدرس رسمی کفایت می‌کند و نیازی به ارائه سند یا اجاره‌نامه ملک در این مرحله وجود ندارد. برای اینکه مطمئن شوم چیزی را از قلم نمی‌اندازم، جزئیات مربوط به مدارک ثبت شرکت را از موسسه حقوقی دادمهر مرور کردم و همین باعث شد کارم دقیق‌تر پیش برود.
بعد از جمع‌آوری مدارک هویتی، نوبت به انتخاب نوع شرکت رسید. دو گزینه اصلی پیش روی من بود:
-
مسئولیت محدود: ساده‌تر، سریع‌تر و مناسب کسب‌وکارهای کوچک‌تر یا خانوادگی.
-
سهامی خاص: رسمی‌تر، پرجزئیات‌تر، اما با اعتبار بیشتر در نظر سرمایه‌گذاران و طرف‌های تجاری.
من و شریکم با خودمان فکر کردیم: «الان هدفمان شروع کار است نه جذب سرمایه کلان.» پس تصمیم گرفتیم مسئولیت محدود ثبت کنیم. این انتخاب باعث شد زمان و هزینه کمتری صرف شود و برای شروع کار، مناسب‌تر بود. روز اول بیشتر به آماده‌سازی گذشت؛ مدارک آماده شد و انتخاب نوع شرکت هم نهایی. همین دو کار ساده، اگر از قبل فکر شده نباشد، می‌تواند چند روز معطلی اضافه ایجاد کند.
روز دوم: انتخاب نام شرکت و استعلام آن
وقتی مدارک آماده شد، نوبت به یکی از حساس‌ترین مراحل رسید: انتخاب نام شرکت. خیلی‌ها فکر می‌کنند این کار فقط یک انتخاب سلیقه‌ای است، اما واقعیت این است که قوانین زیادی پشت ماجرا وجود دارد:
-
نام باید فارسی و دارای معنا باشد.
-
مشابه یا عین نام شرکت دیگری که قبلاً ثبت شده، نباشد.
-
از کلمات ممنوعه، اسامی دولتی یا عناوین بیگانه استفاده نشود.
-
حداقل سه کلمه داشته باشد تا از نظر قانونی متمایز باشد.
-
با فرهنگ عمومی و قوانین کشور در تضاد نباشد.
من پنج نام پیشنهادی را آماده کردم و وارد سامانه ثبت شرکت‌ها شدم. از همان ابتدا با واقعیت روبه‌رو شدم: وقتی نام‌ها را در بخش استعلام سامانه وارد کردم، مشخص شد بیشتر نام‌هایی که در ذهن داشتم قبلاً ثبت شده‌اند. مجبور شدم چند بار ترکیب‌های جدید بسازم تا بالاخره یکی از آن‌ها تأیید اولیه گرفت. این مرحله زمان‌بر است، چون هر بار رد شدن یک نام به معنای معطلی چند روزه برای بررسی دوباره خواهد بود.
روز سوم و چهارم: تنظیم اساسنامه و مدارک ثبتی
بعد از اینکه نام شرکت تأیید شد، من و شریکم وارد جدی‌ترین مرحله ثبت شدیم: تنظیم اساسنامه. همان ابتدا فهمیدیم که این سند چیزی فراتر از یک فرم اداری ساده است؛ اساسنامه در واقع قانون داخلی شرکت محسوب می‌شود. در آن باید مشخص شود شرکت چه موضوعی دارد، سرمایه اولیه چگونه تقسیم شده، وظایف و اختیارات مدیران چیست و سود و زیان چطور بین شرکا تقسیم خواهد شد.
ما ساعت‌ها وقت گذاشتیم تا موضوع فعالیت شرکت را دقیق انتخاب کنیم. بحث اصلی‌مان این بود که اگر موضوع بیش از حد محدود تعریف شود، در آینده برای توسعه کار به مشکل برمی‌خوریم و اگر بیش از حد گسترده باشد، احتمالاً با ایراد کارشناس ثبت روبه‌رو می‌شویم. در نهایت تصمیم گرفتیم موضوع فعالیت را طوری بنویسیم که هم نیاز امروزمان را پوشش دهد و هم برای فردا دستمان باز باشد.
در کنار اساسنامه، باید صورتجلسه‌های مربوط به انتخاب مدیرعامل و هیئت‌مدیره هم تنظیم می‌شد. برای این کار، هر دو نفرمان باید نسخه‌های مختلف مدارک را امضا می‌کردیم. هماهنگ‌کردن جزئیات و آماده کردن مدارک چند نسخه‌ای وقت زیادی گرفت، اما نتیجه‌اش این بود که همه چیز شفاف و بدون ابهام ثبت شد.
روز پنجم: ثبت اینترنتی درخواست در سامانه
روز پنجم وقت آن بود که تمام مدارک آماده‌شده وارد سامانه ثبت شرکت‌ها شود. بعد از ورود به سایت و انتخاب گزینه ثبت تأسیس شرکت، فرم‌ها مرحله به مرحله تکمیل شد. اولین فرم مربوط به مشخصات مؤسسین بود؛ نام، کد ملی، شماره شناسنامه، تاریخ تولد و آدرس دقیق. اطلاعات هویتی باید با مدارک بارگذاری‌شده مطابقت کامل داشته باشد.
مرحله بعد مربوط به اطلاعات عمومی شرکت بود. اینجا باید موضوع فعالیت، سرمایه اولیه و مدت فعالیت شرکت درج می‌شد. در ادامه، جزئیات مربوط به اعضای هیئت‌مدیره تکمیل شد؛ شامل اسامی، سمت‌ها و مدت مأموریت آن‌ها. بعد از آن نوبت به معرفی صاحبان امضای مجاز رسید؛ جایی که باید مشخص می‌شد چه کسی اختیار امضای اسناد رسمی و قراردادها را خواهد داشت.
وقتی این بخش‌ها کامل شد، نوبت به بارگذاری مدارک رسید: اساسنامه، شرکت‌نامه و صورتجلسه‌ها. فایل‌ها باید با فرمت مشخص و حجم محدود بارگذاری می‌شدند. بعد از تأیید نهایی، کد پیگیری صادر شد که نشان می‌داد پرونده رسماً در اختیار کارشناسان اداره ثبت قرار گرفته است. در این مرحله لازم بود اصل مدارک امضاشده را نیز به یکی از مراکز منتخب اداره ثبت شرکت‌ها ارسال کنیم تا بررسی حضوری و تطبیق مدارک انجام شود.
دریافت آگهی تأسیس و شماره ثبت
بعد از ثبت پرونده در سامانه، چند روزی منتظر ماندیم تا نظر کارشناس اعلام شود. در این مرحله یک ابلاغیه صادر شد که در آن به یکی از بخش‌های موضوع فعالیت ایراد گرفته شده بود. کارشناس اعلام کرد بخشی از فعالیت پیشنهادی نیازمند دریافت مجوز تخصصی است و بدون ارائه آن، امکان تأیید وجود ندارد. با توجه به اینکه دریافت مجوز زمان‌بر بود و ما می‌خواستیم شرکت را سریع‌تر به ثبت برسانیم، تصمیم گرفتیم همان بخش را از موضوع فعالیت حذف کنیم.
با اصلاح موضوع فعالیت و بارگذاری دوباره مدارک، پرونده مجدداً ارسال شد. این بار تأیید نهایی صادر شد و حدود دو هفته بعد، آگهی تأسیس شرکت را دریافت کردیم. همراه با آن، شماره ثبت و شناسه ملی نیز صادر شد؛ همان مدارکی که به شرکت اعتبار قانونی می‌دهد و امکان امضای قراردادها، افتتاح حساب بانکی و ورود به همکاری‌های رسمی را فراهم می‌کند. انتشار آگهی در روزنامه رسمی، نقطه پایانی بر این مسیر و سرآغاز فصل تازه‌ای از فعالیت‌های ما بود.
این مطلب تبلیغاتی و از سوی سفارش دهنده تهیه شده است و هم‌میهن آنلاین مسئولیتی درباره چارچوب و محتوای آن ندارد.
