نکات طلایی برای خرید نرم افزار CRM حرفه‌ای

با این حال، انتخاب نرم افزار CRM مناسب می‌تواند برای بسیاری از کسب‌وکارها یک کار دلهره‌آور باشد. در بازار گزینه‌های متنوعی وجود دارد که از ابزارهای ساده برای مدیریت تماس‌ گرفته تا پلتفرم‌های سازمانی با تعداد زیادی از ویژگی‌های مختلف را شامل می‌شود. در حالی که رابط‌های کاربری پر زرق و برق و لیست‌های طولانی از ویژگی‌ها می‌تواند وسوسه‌انگیز باشد، اما ارزش واقعی یک نرم افزار CRM در میزان هماهنگی آن با فرایندهای تجاری، اهداف و انتظارات مشتری خاص کسب‌وکار شما نهفته است.

متاسفانه بسیاری از کسب‌وکارها سیستم‌های CRM را صرفا براساس محبوبیت، شناخت برند یا هزینه انتخاب می‌کنند. در نهایت ممکن است این کسب‌وکارها به راهکاری دسترسی پیدا کنند که استفاده از آن دشوار باشد، یکپارچه‌سازی ضعیفی دارد یا برای سبک عملیاتی آن‌ها گزینه مناسبی نباشد. به همین دلیل است که هنگام انتخاب بهترین نرم افزار CRM باید نگاهی فراتر از بازاریابی داشته باشید.

نکات طلایی برای خرید نرم افزار CRM چیست؟

در این بخش به نکات مهم و طلایی اشاره می‌کنیم که توجه به آن‌ها در هنگام انتخاب یک راه‌حل CRM ضروری است. چه یک استارتاپ باشید که به دنبال ایجاد یک ساختار است و چه یک شرکت جا افتاده که قصد دارد وفاداری مشتری را توسعه داده و بهبود بخشد، این بینش‌ها به شما کمک می‌کند تا یک تصمیم آگاهانه و استراتژیک بگیرید که در درازمدت موثر خواهد بود.

سهولت استفاده و منحنی یادگیری

یک نرم افزار CRM با طراحی خوب نباید به هفته‌ها آموزش یا دانش فنی زیادی نیاز داشته باشد. اگر استفاده از سیستم به نظر طاقت‌فرسا باشد، در پذیرش آن توسط اعضای تیم با مشکل مواجه خواهید شد. به دنبال گزینه‌ای باشید که ناوبری بصری، نکات آموزشی ویژه هر ابزار و پیش‌فرض‌های هوشمندانه را برای تسریع انجام وظایف روزانه ارائه می‌دهد.

دسترسی از طریق موبایل نیز اهمیت زیادی دارد. اگر تیم شما هنگام جابجایی باید به اطلاعات CRM دسترسی داشته باشد، بهتر است نرم افزار CRM انتخابی شما از یک اپلیکیشن اختصاصی موبایل برخوردار باشد.

مطابقت با مدل فروش یا گردش کاری شما

اولین قدم در خرید نرم افزار CRM مناسب، درک نحوه فروش کسب‌وکارتان و اطمینان از پشتیبانی نرم افزار انتخابی از این مدل است. به عنوان مثال یک شرکت املاک و مستغلات ممکن است به سوابق دقیق تماس، ردیابی املاک و یادآوری‌ پیگیری‌ها در طول چرخه‌های طولانی سرنخ نیاز داشته باشد، در حالی که یک کسب‌وکار تجارت الکترونیک ممکن است تایید صلاحیت سریع سرنخ و اتوماسیون کمپین را در اولویت قرار دهد.

اگر نرم افزار سی‌آرام انتخابی با سفر فروش شما (از تولید سرنخ تا بستن و پیگیری) مطابقت نداشته باشد، در نهایت ممکن است تیم شما استفاده از آن را به طور کامل نادیده بگیرد یا فقط از بخش‌هایی از نرم افزار استفاده کند.

انعطاف‌پذیری و شخصی‌سازی

هیچ دو کسب‌وکاری یکسان نیستند و به همین دلیل بهترین نرم افزار CRM انعطاف‌پذیری بالایی را ارائه می‌دهد. یک CRM فاقد قابلیت سفارشی‌سازی به جای یک راه‌حل، می‌تواند یک مانع باشد. با انتخاب یک راهکار منعطف می‌توانید تنظیمات، داشبوردها، فیلدهای داده و قوانین اتوماسیون را بدون نیاز به بهره‌گیری از توسعه‌دهندگان یا متکی بودن به پشتیبانی فنی فروشنده برای انجام هر تغییر کوچکی، شخصی‌سازی کنید.

مقیاس‌پذیری برای رشد آینده

استارتاپ‌ها معمولا نرم افزارهای CRM سبکی را انتخاب می‌کنند که اگرچه در ابتدا عملکرد خوبی دارد اما با افزایش مقیاس، ناکارآمدی آن ملموس خواهد شد. یک CRM مقیاس‌پذیر تضمین‌ می‌کند که وقتی تیم شما از 3 به 30 نفر افزایش می‌یابد یا حجم داده‌های شما چندبرابر می‌شود، سیستم سریع، ایمن و کارآمد باقی می‌ماند.

ویژگی‌هایی مانند پشتیبانی چند تیمی، کنترل پیشرفته مجوز، نظارت بر عملکرد و امکان ارتقاء پلن‌ها بدون از دست دادن داده‌ها را در نظر بگیرید. هر چه نرم افزار CRM آینده‌نگرتر باشد، در طول توسعه کسب‌وکارتان با اختلالات کمتری مواجه خواهید شد.

کیفیت پشتیبانی و مستندات مشتری

مشکلات CRM می‌تواند عملیات کسب‌وکار را متوقف کند، بنابراین دسترسی به پشتیبانی به موقع و شایسته ضروری است. برخی از فروشندگان چت زنده، ایمیل و پشتیبانی تلفنی را ارائه می‌دهند و برخی دیگر محدودتر هستند. توصیه می‌شود راهکار خود را ارائه‌دهنده‌ای تهیه کنید که به پشتیبانی پاسخگو و آگاهانه، به خصوص در طول فرایند آنبوردینگ مشهور باشد.

ادغام با ابزارهای موجود

سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) شما باید قطب مرکزی کسب‌وکارتان باشد، اما وقتی به راحتی با ابزارهایی که در حال حاضر از آن‌ها استفاده می‌کنید یکپارچه شود، همه چیز آسان‌تر و موثرتر خواهد شد.

سرویس‌های ایمیل، حسابداری، پلتفرم‌های بازاریابی و سیستم‌های پیام‌رسانی و تیکتینگ از جمله مواردی هستند که نرم افزار سی‌آرام انتخابی شما باید امکان ادغام با آن‌ها را ارائه دهد.

هزینه‌های پنهان و شفافیت قیمت‌گذاری

قیمت‌گذاری CRM در نگاه اول می‌تواند به طور فریبنده‌ای ساده باشد. اما بسیاری از پلتفرم‌ها برای ویژگی‌های پریمیوم مانند اتوماسیون بازاریابی، پشتیبان‌گیری از داده‌ها، دامنه‌های سفارشی یا حتی گزارش‌دهی اولیه، هزینه‌های اضافی دریافت می‌کنند. برخی دیگر تعداد رکوردها، کاربران یا ایمیل‌هایی را که می‌توانید ارسال کنید محدود می‌کنند.

توصیه می‌شود دقیقا بررسی کنید هر پلن چه مواردی را شامل می‌شود و نیازهای خود را در 12 تا 24 ماه آینده پیش‌بینی کنید. نرم افزار CRM مناسب باید بین هزینه و ارزش برقرار کند.

امنیت داده‌ها و کنترل دسترسی

اعتماد در روابط با مشتری ضروری است و محافظت از داده‌های مشتری بخشی از این اعتماد محسوب می‌شود. یک راهکار CRM با پروتکل‌های امنیتی قوی انتخاب کنید. ذخیره‌سازی رمزگذاری‌شده داده‌ها، SSL، احراز هویت دو عاملی، پشتیبان‌گیری منظم و محدودیت‌های دسترسی کاربر از جمله مواردی هستند که باید به آن‌ها توجه داشته باشید.

همچنین دارا بودن گواهینامه‌های امنیتی مانند گواهینامه افتا می‌تواند نشان دهد که نرم افزار انتخابی از نظر سیاست‌های امنیتی کارایی بالایی دارد.

جمع‌بندی

انتخاب بهترین نرم افزار CRM فقط به مقایسه ویژگی‌ها یا بررسی قیمت‌ها محدود نمی‌شود. این یک تصمیم استراتژیک است که بر تمام بخش‌های کسب‌وکارتان از نحوه جذب مشتریان بالقوه گرفته تا نحوه پرورش مشتریان وفادار در طول زمان تاثیر می‌گذارد. اگرچه به راحتی می‌توان راهکاری را انتخاب کرد که بیشترین ویژگی‌ها را ارائه می‌دهد، اما ارزشمند‌ترین CRM آن گزینه‌ای است که با نیازهای منحصربه‌فرد شما همسو باشد و مطابق با رشد کسب‌وکارتان مقیاس‌پذیر باشد.

در طول فرایند انتخاب نرم افزار CRM وقت بگذارید. گردش‌های کاری فروش و پشتیبانی خود را تعریف کنید، اعضای کلیدی تیم را در آزمایش راهکار انتخابی مشارکت داده و قابلیت استفاده را بر پیچیدگی اولویت دهید. مطمئن شوید که CRM انتخابی شما هم از عملیات فعلی و هم از چشم‌انداز آینده‌ شما پشتیبانی می‌کند.

نباید این نکته مهم را فراموش کرد که CRM صرفا یک ابزار نیست، بلکه یک شریک دیجیتال است که در ارائه تجربیات عالی به مشتری به شما کمک خواهد کرد. سرمایه‌گذاری در یک راهکار CRM مناسب به معنای قدم گذاشتن در مسیری است که به تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه‌تر، روابط قوی‌تر و رشد پایدار منجر می‌شود.